HR-Projekte aus der Praxis
Aufbau und Strukturierung eines leistungsfähigen HR-Teams
Situation
Die HR-Funktionen wurden organisatorisch neu ausgerichtet, wodurch klare Anforderungen an Struktur, Rollenverteilung und Zusammenarbeit innerhalb der operativen Personalarbeit entstanden.
Aufgabe
Aufbau und Weiterentwicklung eines leistungsfähigen Teams sowie Ausgestaltung klarer Rollen- und Verantwortungsstrukturen.
Maßnahmen
- Aufbau eines neuen Teams
- Identifikation individueller Stärken und gezielte Zuordnung von Verantwortungsbereichen
- Etablierung von Expertisenrollen (z. B. Digitalisierung, Reporting, Prozesse)
- Standardisierung zentraler HR-Prozesse zur Sicherstellung von Vertretbarkeit und Skalierbarkeit
Ergebnis
- Leistungsfähiges und stabil aufgestelltes Team mit klar definierten Verantwortlichkeiten
- Effiziente Zusammenarbeit durch passgenaue Rollenverteilung
- Sicherstellung der operativen Handlungsfähigkeit auch bei Ausfällen
- Hohe Eigenverantwortung und passgenaue Rollenverteilung im Team
Einführung des HR-Management-Systems Personio
Situation
Zentrale HR-Prozesse und Informationen wurden manuell gesteuert und dezentral geführt.
Dadurch fehlte eine durchgängige und verlässliche Datenbasis. Viele Abläufe führten zu einem hohen Abstimmungs- und Pflegeaufwand.
Aufgabe
Auswahl und Einführung eines unternehmensweiten HR-Management-Systems zur zentralen Abbildung und Standardisierung der wichtigsten HR-Prozesse sowie zur Verbesserung von Datenqualität, Transparenz und Auswertbarkeit.
Maßnahmen
- Gesamtverantwortliche Projektleitung für Auswahl und Einführung von Personio
- Analyse und Strukturierung bestehender HR-Prozesse
- Definition einheitlicher Standards
- Systemkonfiguration und Datenmigration
- Planung und Steuerung des organisationsweiten Rollouts
Ergebnis
- Konsistente und verlässliche HR-Datenbasis
- Deutlich effizientere und standardisierte HR-Prozesse
- Entlastung der HR-Funktion durch reduzierte manuelle Aufwände
- Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende (z. B. Stammdatenpflege und Dokumentenzugriff)
- Höhere Transparenz sowie verbesserte Auswertungs- und Steuerungsmöglichkeiten
- Reduzierung von Systembrüchen und vereinzelte Tool-Konsolidierung
Digitalisierung der Personalbudgetplanung mit Jedox
Situation
Die Personalplanung erfolgte in dezentralen Excel-Strukturen mit geringer Transparenz und eingeschränkter Steuerungsfähigkeit.
Aufgabe
Einführung eines digitalen Planungstools zur strukturierten und zentralen Personalbudgetplanung sowie zur Verbesserung von Transparenz, Steuerungsfähigkeit und Forecast-Qualität.
Maßnahmen
- Steuerung der Implementierung des Planungstools
- Analyse und Strukturierung bestehender Planungsprozesse
- Definition einheitlicher HR-Planungsstandards
- Aufbau einer zentralen und konsistenten Planungslogik
Ergebnis
- Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Personalplanung
- Deutlich verbesserte Steuerungsfähigkeit der Personalkosten
- Echtzeitnahe und valide Forecast- und Hochrechnungen der Personalkosten
- Fundiertere Entscheidungsgrundlage für Management und HR
Systemseitige Anpassung der Arbeitszeiterfassung in Interflex
Situation
Die bestehende Zeiterfassung musste aufgrund einer neuen Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit sowie gesetzlicher Anforderungen angepasst werden.
Aufgabe
Weiterentwicklung der Zeiterfassungsprozesse unter Berücksichtigung arbeitsrechtlicher Anforderungen und betrieblicher Mitbestimmung.
Maßnahmen
- Konzeption neuer Arbeitszeitlogiken im System
- Umsetzung der Anforderungen
- Abstimmung mit Betriebsrat und Führungskräften
- Sicherstellung einer praktikablen Anwendung im operativen Alltag
Ergebnis
- Vertrauensvolle und regelkonforme Umsetzung der mitbestimmungspflichtigen Anforderungen
- Klare und nachvollziehbare Regelungen in der Zeiterfassung
- Reibungslose Einführung ohne erhöhten Schulungs- oder Abstimmungsaufwand
Steuerung der jährlichen Vergütungsrunde
Situation
Ein jährlicher Gehaltsanpassungsprozess auf Basis neuer Vergütungsrichtlinien musste für rund 580 Mitarbeitende umgesetzt werden.
Aufgabe
Gesamtverantwortung für Vorbereitung, Steuerung und Umsetzung des Prozesses inklusive Datenaufbereitung, Abstimmung mit Geschäftsleitung und Führungskräften sowie Übergabe an Payroll.
Maßnahmen
- Definition einer klaren und nachvollziehbaren Anpassungslogik
- Datenanalyse und -aufbereitung
- Entwicklung belastbarer Excel-Logiken zur Steuerung der Anpassungen
- Konsolidierung zentraler Übersichten
- Erstellung automatisierter Gehaltsschreiben
Ergebnis
- Konsistente und strukturierte Umsetzung der Gehaltsanpassungen für rund 580 Mitarbeitende
- Durchgängig nachvollziehbare und belastbare Entscheidungsgrundlage für Führungskräfte
- Reibungslose Durchführung des Prozesses bei vollständiger Einhaltung aller Deadlines
- Termingerechte Übergabe an Payroll